Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Itsenäisesti ammattiaan harjoittavan terveydenalan ammattilaisen on säilytettävä potilasasiakirjat potilaan hoidon järjestämisen ja toteuttamisen, hoitoon liittyvien mahdollisten korvausvaatimusten ja tieteellisen tutkimuksen edellyttämä aika. Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä säädetään tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (298/2009).

Terapiapalvelut Dialoginen
Osoite: Libeckinkatu 24 A 4, 67200 KOKKOLA
Puhelin: +358 (0)40 5060845
Sähköposti: sanna@dialoginen.com
Y-tunnus: 3006963-1

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Psykoterapeutti Sanna Sarkkinen-Vuorinen
Osoite: Pormestarinkatu 34, 67100 KOKKOLA
Puhelin: +358(0)40 5060845
Sähköposti: sanna@dialoginen.com

3. Rekisterit

Terapiapalvelut Dialoginen ylläpitämät rekisterit ovat manuaalinen ja sähköinen potilasrekisteri ja laskutusrekisteri Brightlife Flow. Potilastietorekisterin tarkoitus on palvella asiakkaan hoidon suunnittelua ja toteuttamista sekä edistää hoidon jatkuvuutta. Potilastietorekisteri sisältää asiakkaan nimen, henkilötunnuksen, yhteystiedot, käyntipäivämäärät sekä kunkin käynnin kohdalta asiakkaan hoidon kannalta keskeiset tiedot. Laskutusrekisterin tarkoitus on laskutuksen toteuttaminen ja maksujen seuranta. Laskutusrekisteri sisältää palvelujen käyttöä koskevat laskutustiedot sekä maksajan yhteystiedot.

Laskutusrekisterin ja potilastietorekisterin säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevia ohjeita tietojen säilytysajoista.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 16 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuus on laatia ja säilyttää potilasasiakirjat. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.

5. Rekisterin tietosuojasisältö

Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin pitää sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (298/2009) 10 §:n mukaan tallentaa nimi, sosiaaliturvatunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen potilaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot.

Rekisteriin tulee tarvittaessa tallentaa myös potilaan äidinkieli tai asiointikieli, potilaan ammatti, potilaan oma tai hänen työnantajansa vakuutusyhtiö mikäli kyseessä on työtapaturma tai ammattitauti ja/tai potilaan hoidon mahdollisesti maksaa vakuutusyhtiö sekä tietojen luovuttamista koskevat potilaan suostumukset. Sähköisen ajanvarauksen yhteydessä kerätään yhteystiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), joista säilytetään ajanvarausjärjestelmässä asiakasluettelo. Muuta tietoa, kuin yhteystietoja ja varaushistoriaa, ajanvarausjärjestelmään ei tallenneta.

6. Tietolähteet

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat ensisijaisesti potilaan tapaamisista kertyvä materiaali tms. Tiedot saadaan pääsääntöisesti potilaalta itseltään. Kelan kuntoutuspsykoterapioissa tietoja saadaan myös Kelalta. Potilaan suostumuksella tietoja voidaan pyytää myös muista terveydenhuollon yksiköistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja voidaan luovuttaa potilaan suostumuksella ja nimenomaisen lainsäännöksen nojalla. Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille. Kelan kuntoutuspsykoterapioissa terapiapalaute lähetetään Kelaan vuosittain, mutta myös asiakas saa paperisena itseään koskevan palautteen. Laskutukseen liittyviä tietoja voidaan luovuttaa maksuliikennettä hoitavalle taholle. Tietoja voidaan myös luovuttaa perintätoimistolle erääntyneen saatavan perintää varten.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos nämä esittävät Suomen lakiin perustuvan pyynnön tietojen luovutuksesta.

Jos alaikäinen ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden todetaan kykeneväksi päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää potilastietojensa antamisen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Luovutuspyyntö on tehtävä kirjallisesti rekisterin pitäjälle. Luovutuksesta vastaa rekisterinpitäjä.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Potilastietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilanteissa, joissa potilaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovutusta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikki asiakkaan hoitoon liittyvät tiedot ja asiakirjat ovat potilaslain nojalla salassa pidettäviä. Asiakaskertomukset säilytetään asiakkaan omassa kansiossa lukollisessa arkistokaapissa lukitussa tilassa. Psykoterapiasopimukset, psykoterapiapalautteet ja tilityslomakkeet Kelaan sekä asiakaslaskut säilytetään ulkoisella kovalevyllä lukitussa arkistokaapissa lukitussa tilassa.  Verkkoyhteys on poikki silloin, kun käsitellään asiakas- ja laskutustietoja ulkoisella kovalevyllä. Asiakkaalla on mahdollisuus ja oikeus tarkistaa häntä koskevat asiakastiedot jokaisen käynnin yhteydessä.

A. Manuaalinen aineisto:

Manuaaliset tiedot ja aineistot säilytetään kolmen lukon takana olevissa tiloissa, lukitussa ja paloturvallisessa arkistolaatikossa.

B. Sähköinen aineisto:

Sähköinen laskutus käsittely toteutuu Brightlife Flow tietoturva ohjelmalla. Sähköiset potilaskirjaukset kirjataan ulkoiselle kovalevylle, jota säilytetään kolmen lukon takana olevissa tiloissa, lukitussa ja paloturvallisessa arkistolaatikossa.

Terapiapalvelut Dialogisen potilasaineiston käyttöoikeus on vain Terapiapalvelut Dialogisen rekisterinpitäjällä.

10. Tarkastusoikeus

Potilaalla on Henkilötietolain (523/99) 26-28 §:n mukainen tarkastusoikeus.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilötietolain 29 §:n mukaan rekisterinpitäjän velvollisuus on oma-aloitteisesti sekä myös rekisteröidyn pyynnöstä korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot. Tiedon korjaamista koskevan pyynnön ei välttämättä tarvitse olla kirjallinen. Rekisterinpitäjä ryhtyy toimenpiteisiin jo suullisesti esitetyn pyynnön perusteella.

12. Tietosuojavastaava

Sanna Sarkkinen-Vuorinen.

13. Potilasasiamies

Itsenäisenä ammatinharjoittajana toimivalla terveydenhuollon palveluntuottajalla ei ole potilasasiamiestä. Valvovana viranomaisena potilasvahinkoasioissa toimii Aluehallintovirasto tai Valvira.

Lisätietoa: www.valvira.fi/terveydenhuolto/tyytymattomyys_hoitoon

14. Tiedonantoveloite

Kaikkia kuluttajansuojalain piirissä olevia yrityksiä koskee uusi tiedonantovelvoite. Psykoterapiapalvelut ovat kuluttajansuojalain piirissä, kun niitä myydään yksityishenkilöille kuluttajina. Jos kauppasopimusta koskevaa erimielisyyttä ei saada ratkaistuksi osapuolten välisillä neuvotteluilla, kuluttaja voi saattaa asian kuluttajariitalautakunnan (www.kuluttajariita.fi) ratkaistavaksi. Ennen asian viemistä kuluttajariitalautakunnan käsittelyyn kuluttajan tulee olla yhteydessä maistraattien kuluttajaneuvontaan.